Nie trzeba być radnym, dziennikarzem ani prawnikiem, żeby zapytać urząd, na co wydaje pieniądze, jakie zawiera umowy, kto podejmuje określone decyzje albo jakie dokumenty powstały przy danej inwestycji.
Urząd działa za publiczne pieniądze i w wielu sprawach mamy prawo zajrzeć mu w dokumenty. W praktyce działa to trochę jak zaglądanie do instrukcji obsługi własnej gminy: skoro wszyscy się na nią składamy, możemy pytać, jak działa i na jakiej podstawie podejmuje decyzje.
Poniżej pokazujemy krok po kroku, jak przygotować takie pytania, gdzie je wysłać i jak je formułować, żeby dostać możliwie konkretną odpowiedź.
Najpierw ustalmy: czego właściwie chcemy się dowiedzieć?
To ważne, bo nie każde pytanie do urzędu jest tym samym.
Jeżeli chcemy zgłosić dziurę w drodze, zaproponować zmianę organizacji ruchu albo przekazać swoją opinię, wystarczy zwykłe pismo.
Jeśli natomiast chcemy dowiedzieć się, ile coś kosztowało, kto podpisał umowę, jakie analizy wykonano, jakie dokumenty powstały albo jakie decyzje podjęto, najczęściej mówimy o informacji publicznej.
Można to porównać do dwóch sytuacji.
Pierwsza: pytamy kelnera, czy restauracja mogłaby dodać coś do menu. To zwykła sugestia.
Druga: pytamy, ile zapłaciliśmy za rachunek i prosimy o paragon. Tu nie prosimy już o opinię — pytamy o konkretne dane, które istnieją.
Właśnie do tej drugiej kategorii bardzo często należą pytania kierowane do urzędu.
O co można pytać?
W praktyce zakres jest bardzo szeroki. Możemy pytać między innymi o:
- koszty inwestycji i innych przedsięwzięć,
- umowy i aneksy,
- faktury i wydatki,
- analizy, ekspertyzy i opinie,
- protokoły i notatki,
- korespondencję dotyczącą konkretnej sprawy,
- zarządzenia i decyzje,
- wyniki kontroli,
- dane dotyczące majątku gminy,
- informacje o przetargach i wykonawcach,
- dokumenty przygotowane przed podjęciem określonej decyzji.
Najważniejsze jest jedno: pytajmy o fakty i dokumenty, które już istnieją.
Urząd nie musi pisać dla nas nowej ekspertyzy ani tworzyć specjalnej analizy tylko dlatego, że o nią poprosimy. Może natomiast udostępnić analizę, którą już posiada.
Gdzie wysłać pytania?
Urząd Miejski we Władysławowie podaje adres przeznaczony do wniosków o informację publiczną:
informacja.publiczna@wladyslawowo.pl
Można więc po prostu wysłać e-mail.
I w bardzo wielu sprawach to wystarczy.
E-mail czy ePUAP – mObywatel?
To dobre miejsce, żeby wyjaśnić różnicę.
Zwykły e-mail jest najprostszy. Piszesz wiadomość, klikasz „wyślij” i gotowe.
ePUAP działa trochę bardziej jak elektroniczny list polecony.
Jeżeli wyślemy pismo przez ePUAP do oficjalnej skrzynki urzędu, otrzymujemy elektroniczne potwierdzenie, że dokument został dostarczony. To ważne przede wszystkim wtedy, gdy później pojawia się pytanie:
„Czy urząd dostał nasze pismo i kiedy dokładnie je dostał?”
Przy zwykłym e-mailu możemy mieć wiadomość w folderze „Wysłane”, ale ePUAP daje nam urzędowe potwierdzenie doręczenia.
Można powiedzieć tak:
e-mail to wrzucenie listu do skrzynki urzędu, a ePUAP to list polecony z potwierdzeniem odbioru.
Jak wysłać pismo przez mObywatel?
Jeżeli mamy Profil Zaufany, możemy zalogować się do mObywatela i wyszukać Urząd Miejski we Władysławowie.
Urząd posiada skrzynkę:
/Wladyslawowo/SkrytkaESP
Najczęściej można użyć usługi typu „Pismo ogólne do podmiotu publicznego”.
W treści wpisujemy nasze pytania albo dołączamy przygotowany wcześniej dokument.
Po wysłaniu powinniśmy zachować Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia, czyli potwierdzenie złożenia dokumentu.
Czyli po kolei…
Wchodzimy na stronę: https://www.mobywatel.gov.pl/zalatw-sprawe i logujemy się na przykład profilem zaufanym, aplikacją mObywatel, czy potwierdzając swoją tożsamość kontem w banku.
A następnie przewijamy stronę na sam dół…
I wybieramy „Przejdź do innych usług”.
Wpisujemy „pismo ogólne” i klikamy w „Wyślij pismo ogólne – usługa online”.
Wpisujemy „Urząd Miejski we Władysławowie…” i dalej podążamy już klikoma prostymi krokami aż do wysyłki i odebrania UPO.
To przydaje się szczególnie wtedy, gdy pismo dotyczy ważnej sprawy albo kiedy chcemy później dokładnie pilnować terminu odpowiedzi.
Nie znaczy to jednak, że każdy prosty wniosek o informację publiczną trzeba wysyłać przez ePUAP. W wielu przypadkach zwykły e-mail jest wygodniejszy i w zupełności wystarcza.
Jak napisać wniosek?
Nie trzeba tworzyć skomplikowanego dokumentu.
Nie trzeba cytować dziesięciu artykułów ustaw.
Nie trzeba pisać językiem urzędowym.
Wystarczy prosty początek:
Temat: Wniosek o udostępnienie informacji publicznej
A dalej:
Na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej zwracam się z prośbą o udostępnienie następujących informacji:
I poniżej wpisujemy pytania.
Pytaj konkretnie
To chyba najważniejsza część całej instrukcji.
Nie pytajmy:
„Dlaczego ta inwestycja była taka droga?”
To pytanie jest szerokie i daje również szerokie pole do odpowiedzi.
Lepiej zapytać:
„Proszę o podanie całkowitego kosztu inwestycji, z podziałem na poszczególne lata i źródła finansowania.”
Pierwsze pytanie jest jak:
„Dlaczego zakupy były drogie?”
Drugie brzmi:
„Pokaż mi paragony.”
I właśnie o to chodzi.
Im mniej miejsca zostawimy na ogólniki, tym większa szansa na konkretną odpowiedź.
Jedno duże pytanie rozbij na kilka małych
Wyobraźmy sobie, że chcemy sprawdzić jakąś inwestycję.
Możemy napisać:
„Proszę o informacje dotyczące inwestycji.”
Tylko co właściwie znaczy „informacje”?
Znacznie lepiej zapytać osobno o koszt, źródła finansowania, umowę, aneksy, wykonawcę, daty, analizy i późniejsze koszty utrzymania.
To trochę jak układanie puzzli. Jeden duży kawałek z napisem „proszę powiedzieć wszystko” niewiele nam daje. Kilkanaście małych, konkretnych elementów zaczyna tworzyć cały obraz.
Pytaj o dokumenty, nie tylko o opis
Załóżmy, że urząd odpowiada:
„Przed podjęciem decyzji przeprowadzono odpowiednie analizy.”
To brzmi dobrze.
Ale niewiele nam mówi.
Dlatego warto od razu pytać:
„Proszę o udostępnienie tych analiz.”
Jeżeli urząd pisze:
„Odbyło się spotkanie z zainteresowanymi stronami.”
Zapytajmy:
„Proszę o udostępnienie notatki ze spotkania, listy uczestników oraz materiałów przedstawionych podczas spotkania.”
Jeśli pojawia się umowa:
„Proszę o udostępnienie umowy wraz ze wszystkimi aneksami.”
Nie zatrzymujmy się na opisie pudełka. Poprośmy, żeby je otworzyć i pokazać, co jest w środku.
Bardzo przydatne pytanie: czy taki dokument w ogóle powstał?
Nie zawsze wiemy, czy urząd posiada dokument, którego szukamy.
Wtedy warto zastosować prostą konstrukcję:
„Proszę o informację, czy przed podjęciem decyzji sporządzono analizę ekonomiczną przedsięwzięcia. Jeżeli tak, proszę o jej udostępnienie.”
To bardzo dobre pytanie.
Bo obie odpowiedzi są ciekawe.
Jeżeli analiza istnieje — możemy ją przeczytać.
Jeżeli analiza nie istnieje — również czegoś ważnego się dowiedzieliśmy.
Nie wkładaj odpowiedzi w pytanie
Unikajmy zdań takich jak:
„Dlaczego urząd zmarnował pół miliona złotych?”
Nawet jeśli jesteśmy przekonani, że pieniądze zostały źle wydane.
Najpierw lepiej zapytać:
„Proszę o wskazanie wszystkich wydatków poniesionych w związku z przedsięwzięciem, wraz z kwotami, datami i odbiorcami płatności.”
Najpierw zbieramy liczby.
Potem wyciągamy wnioski.
To trochę jak praca detektywa. Najpierw zbiera się ślady, a dopiero później mówi, co z nich wynika.
Jak poprosić o odpowiedź?
Na końcu wystarczy dopisać:
„Proszę o przesłanie odpowiedzi oraz dokumentów w formie elektronicznej na adres e-mail, z którego wysłano niniejszy wniosek.”
Jeśli wysyłamy wniosek przez ePUAP, możemy również poprosić o odpowiedź elektroniczną.
Czy trzeba się przedstawiać?
Wniosek o informację publiczną jest znacznie mniej formalny niż wiele innych pism urzędowych.
Nie trzeba tłumaczyć, dlaczego chcemy uzyskać daną informację.
Nie trzeba też wykazywać, że sprawa dotyczy nas osobiście.
W praktyce najważniejsze jest to, żeby urząd wiedział:
czego żądamy i gdzie ma wysłać odpowiedź.
Jeżeli jednak sprawa przejdzie w bardziej formalny tryb, na przykład urząd będzie chciał wydać decyzję o odmowie udostępnienia informacji, mogą pojawić się dodatkowe wymagania formalne.
Ile czasu ma urząd?
Co do zasady urząd powinien udostępnić informację bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 14 dni.
Jeżeli nie jest w stanie zrobić tego w tym czasie, powinien poinformować o przyczynie opóźnienia i wskazać nowy termin.
W praktyce warto zapisać sobie datę wysłania wniosku.
Przy ePUAP jest to szczególnie łatwe, bo mamy oficjalne potwierdzenie wysłania.
Zanim wyślesz pytanie, zajrzyj do BIP
BIP, czyli Biuletyn Informacji Publicznej, to w pewnym sensie publiczna szafa z dokumentami urzędu.
Problem polega na tym, że czasami trzeba wiedzieć, której szuflady szukać.
Znajdziemy tam między innymi uchwały, zarządzenia, budżety, przetargi, ogłoszenia, informacje o majątku i wiele innych dokumentów.
Zanim zapytamy urząd o konkretną uchwałę albo zarządzenie, warto sprawdzić, czy dokument nie został już opublikowany.
Gotowy wzór do skopiowania
Temat: Wniosek o udostępnienie informacji publicznej
Na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej zwracam się z prośbą o udostępnienie następujących informacji:
- [WPISZ PIERWSZE PYTANIE. NIECH DOTYCZY JEDNEJ KONKRETNEJ RZECZY, NP. KOSZTU.]
- [WPISZ DRUGIE PYTANIE, NP. O DATĘ LUB ŹRÓDŁO FINANSOWANIA.]
- [WPISZ PYTANIE O KONKRETNY DOKUMENT.]
- [JEŻELI NIE WIESZ, CZY DOKUMENT ISTNIEJE, NAPISZ: „Proszę o informację, czy sporządzono… Jeżeli tak, proszę o jego udostępnienie.”]
- [JEŻELI W SPRAWIE BYŁA UMOWA, DODAJ: „Proszę o udostępnienie umowy wraz ze wszystkimi aneksami.”]
Proszę o przesłanie odpowiedzi oraz dokumentów w formie elektronicznej na adres e-mail, z którego wysłano niniejszy wniosek.
Jedna odpowiedź często prowadzi do następnego pytania
I właśnie tutaj zaczyna się najciekawsza część.
Nie traktujmy odpowiedzi urzędu jako końca sprawy.
To często dopiero pierwsze drzwi.
Urząd pisze, że wykonano ekspertyzę? Poprośmy o ekspertyzę.
Pojawia się umowa? Poprośmy o umowę i aneksy.
W odpowiedzi pojawia się firma, której wcześniej nie znaliśmy? Sprawdźmy, za co otrzymała pieniądze.
Pojawia się spotkanie? Zapytajmy o notatkę i uczestników.
Pojawia się nowa kwota? Zapytajmy, z czego wynika.
Tak właśnie z kilku prostych pytań można odtworzyć historię decyzji, która trwała miesiącami albo latami.
A kiedy dostaniecie odpowiedź — podzielcie się nią
I tutaj mamy do mieszkańców szczególną prośbę.
Nie pozwólmy, żeby odpowiedzi urzędu kończyły swoją drogę w jednej skrzynce mailowej.
Jeżeli pytacie o sprawę, która może interesować innych mieszkańców, prześlijcie nam odpowiedź.
Może to być kilka zdań.
Może to być kilkudziesięciostronicowy dokument.
Może się okazać, że odpowiedź, która dla jednej osoby wygląda niepozornie, w połączeniu z dokumentami zdobytymi przez kogoś innego pokaże zupełnie nowy obraz sprawy.
To trochę jak układanie wielkiej mapy Władysławowa z małych kawałków.
Jedna osoba zdobywa umowę.
Druga dostaje faktury.
Trzecia pyta o protokół.
Czwarta otrzymuje analizę.
Dopiero po połączeniu tych elementów często widać całość.
Dlatego jeżeli otrzymacie odpowiedź z urzędu dotyczącą spraw publicznych Władysławowa, wyślijcie ją do Wladek.info.
Jeżeli chcecie, możemy opublikować ją z informacją, kto ją uzyskał. Możemy też całkowicie pominąć dane osoby, która nam ją przekazała.
Najważniejszy jest dokument i informacja.
Im więcej mieszkańców zacznie pytać, czytać odpowiedzi i dzielić się nimi z innymi, tym trudniej będzie ważnym lokalnym sprawom zniknąć gdzieś pomiędzy urzędniczymi pismami, załącznikami i segregatorami.
Pytajcie. Zachowujcie odpowiedzi. Przesyłajcie je dalej.
Bo jedna osoba może zdobyć jeden dokument.
Ale cała społeczność może z tych dokumentów zbudować obraz tego, jak naprawdę działa nasza gmina.
